SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

Aslika Indriani	:	51415012
Jovanka S	:	51415037
Santi Sumarah	:	51415054

1.      Pendahuluan

Yang dilakukan perusahaan dalam melakukan  transaksi-transaksi sehari-hari dengan menggunakan sistem manajemen basis data yang menggunakan volume data dalam jumlah yang besar. Data yang diorganisasikan akan dapat memudahkan para manajer dalam menemukan data tertentu sehingga dapat dengan mudah untuk melakukan pengambilan keputusan.

Sebagian besar perusahaan menggunakan basis data yang mengikuti suatu struktur relasional. Hal ini karena struktur basis data relasional mudah untuk digunakan dan hubungan di antara tabel-tabel di dalam struktur bersifat implisit. Untuk membuat spesifikasi basis data dapat dilakukan secara bersama antara para profesional sistem informasi dan pengguna bisnis. Pendekatan seperti pemodelan yang berorientasi pada proses dan pemodelan perusahaan memungkinkan perancangan basis data menghadapi masalah-masalah yang ada sekaligus meraih peluang melalui sinergi yang terjadi di area-area bisnis.

Manajer harus mempelajari lebih jauh mengenai perancangan dan penggunaan basis data untuk mendukung pengambilan suatu keputusan. Manajer yang dapat menggunakan sumber daya basis data secara langsung dengan cara yang paling baik akan memberikan keputusan yang  terbaik bagi perusahaan.

2.      Pembahasan

a.         Organisasi Data

          Organisasi bisnis mengumpulkan data dalam jumlah yang sangat besar dan menyimpan data tersebut dalam basis data. Peranti lunak sistem manajemen basis data adalah hal yang sangat penting dalam pengorganisasian data ke dalam suatu struktur yang dapat memfasilitasi penarikan dengan cepat. Basis data relasional telah menjadi struktur basis data yang dominan di dalam perusahaan karena dua alasan. Pertama, secara konseptual mudah untuk dipahami. Kedua, struktur basis data relasional mudah untuk diubah karena menggunakan hubungan implicit di antara data. Tabel dalam suatu basis data relasional mirip dengan spreadsheet, tabel adalah file spreadsheet, kolom dalam spreadsheet menunjukkan field , baris-baris dalam spreadsheet menunjukkan record. Hubungan antar tabel terbentuk ketika nilai dalam field yang umum sama. Sistem manajemen basis data relasional relative mudah digunakan dan dipahami oleh para manajer.

b.         Struktur Basis Data

Struktur basis data adalah cara data diorganisasikan agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data di dalam basis data, dan nama-nama formulir, jenis data, angka dibelakang decimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya.

c.         Contoh Basis Data Relasional

          Basis data akan mengurangi pengulangan data dalam tabel-tabel. Basis data akan meningkatkan konsistensi data dan akurasi data. Manajer mengambil keputusan yang sangat penting bagi operasi perusahaan dan oleh sebab itu dibutuhkan data yang akurat dan konsisten dengan data lain di dalam basis data. Pada basis data jadwal contoh yang dipergunakan diimplementasikan pada peranti lunak sistem manajemen basis data Microsoft Acces.

1)        Konsep Basis Data

Sebuah record yang bagi pengguna ditampilkan sebelum atau sesudah record lainnya pada kenyataannya mungkin disimpan di bagian disk yang sepenuhnya terpisah. Suatu sistem manajemen basis data dapat menampilkan data dalam suatu urut-urutan yang logis dan secara intuisif tepat, meskipun masing-masing record dari basis data tersebut dapat tersebar di banyak file dan terletak di sebuah penjuru ruang penyimpanan komputer.independensi data adalah kemampuan untuk melakukan perubahan pada stuktur data tanpa melakukan perubahan pada program aplikasi yang memproses data.

d.        Membuat Basis Data

          Proses pembuatan sebuah basis data akan melibatkan tiga langkah utama yaitu menentukan data yang dibutuhkan, menguraikan data, dan memasukkan data ke dalam basis data. Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langkah penting dalam mencapai suatu sistem informasi berbasis komputer.

1)        Menentukan Kebutuhan Data

Menentukan kebutuhan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langkah penting dalam mencapai suatu sistem informasi berbasis computer. Kita dapat mempergunakan dua pendekatan dasar untuk menentukan kebutuhan data, pendekatan yang berorientasi pada proses (process-oriented) dan pemodelan perusahaan.

a)        Pendekatan yang Berorientasi Pada Proses  

      Ketika perusahaan memilih pendekatan yang berorientasi pada proses (process-oriented) untuk menentukan kebutuhan datanya, maka perusahaan tersebut akan menjalankan urut-urutan langkah berikut. Pertama mendefinisikan masalah. Kemudian keputusan yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang telah teridentifikasi, dan menjabarkan informasi yang dibutuhkan untuk setiap keputusan. Selanjutnya, menentukan pemrosesan yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi, dan terakhir menentukan spesifikasi data yang diminta oleh pemroses.

(1)     Mendefinisikan masalah.

(2)     Mengidentifikasikan keputusan yang dibutuhkan

(3)     Menjabarkan kebutuhan informasi

(4)     Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan

(5)     Menentukan spesifikasi kebutuhan data

b)        Pendekatan Pemodelan Perusahaan

Kekuatan pendekatan pemodelan perusahaan adalah bahwa ia mengambil keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas. Semua area diperhitungkan dan sinergi sumber daya data antara area-area bisnis juga akan dapat ditingkatkan. Sedangkan kelemahannya adalah kesulitan dalam mengaitkan data dari satu masalah bisnis ke data dari masalah bisnis lainnya. Kelemahan ini dapat diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam basis data.

2)        Teknik-teknik Pemodelan Data

Pemodelan kebutuhan data perusahaan didukung oleh teknik-teknik yang menguralkan data, bagaimana data diagregatkan ke dalam tabel, dan bagaimana tabel dihubungkan satu sama lain. Terdapat sejumlah teknik, namun kita akan memusatkan perhatian hanya pada dua teknik saja, diagram relasi entitas dan diagram kelas.

a)        Diagram Relasi Entitas

Diagram relasi entitas (entily relationship diagram-ERD) seperti ditunjukan oleh Namanya, berhubungan dengan data di dalam entitas dan hubungan antaretitas. Ketika pengguna dan spesialis informasi mulai untuk berkomunikasi tentang kebutuhan data untuk suatu sistem informasi, mereka akan berbicara mengenai pengumpulan field-field data yang saling berhubungan dari pada field-field data individu. Tabel merupakan hasil dari pemecahan entitas menjadi unit-unit berukuran lebih kecil yang mengikuti aturan-aturan struktur basis data. Satu entitas dapat berubah menjadi satu tabel, namun sering kali satu entitas dipecah menjadi beberapa tabel.

b)        Diagram Kelas

Terdapat satu teknik dimana data yang digunakan dalam aplikasi dan tindakan-tindakan yang terkait dengan data dapat disajikan secara grafis. Teknik ini disebut dengan diagram kelas (class diagrams) dan merupakan salah satu dari beberapa model rancangan yang berorientasi pada objek. Objek adalah bongkahan konseptual dari suatu system informasi-data, tindakan-tindakan yang dilakukan atas data dan relasi di antara objek. Diagram kelas terdiri dari kelas-kelas yang memiliki nama field-field di dalam kelas dan tindakan-tindakan yang dilakukan oleh kelas.

e.         Menggunakan Basis Data

          Kita biasanya berinteraksi dengan sebuah basis data dari sebuah computer pribadi meskipun data tersebut berada di tempat lain dalam jaringan. Formulir, laporan dan query adalah metode-metode umum yang dipergunakan untuk mengakses basis data yang disimpan dalam suatu sistem manajemen basis data.

1)        Laporan dan Formulir

Kebanyakan laporan dan formulir yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dibuat tanpa bantuan dari professional sisitem informasi. Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah dalam formatnya. Formulir secara tipikal menampilkan satu record saja dalam satu waktudan tidak memberikan ikhtisar data secara biasanya tidak melakukan agregasi data dari banyak tabel. Perbedaan lainnya formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi record-record basis data.

2)        Query

Query adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampilkan record-record yang dipilih. System manajemen basis data biasanya memberikan antarmuka yang mudah untuk digunakan bagi para pengguna. Query pada umumnya memiliki field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi  record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan kriteria tertentu.

a)        Bahasa Query Terstuktur

Kode yang digunakan oleh system manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis dayanya.

b)        Pemrosesan Basis Data Lanjutan

Pemerosesan analitis on-line telah menjadi hal yang semakin umum dalam peranti lunak system manajemen basis data. Vendor-vendor memasukan fitur ini untuk memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistic  cross-tabulation.

f.          Personel Basis Data

          Terdapat beberapa personil penting yang berkaitan dengan basis data. Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun manajerial atas sumber daya basis data. Programmer basis data diminta untuk membuat kode computer pemrosesan data yang efisien. Pengguna akhir basis data adalah personil basis data penting lainnya.

1)        Administrator Basis Data

Administrator basis data mengawasi seluruh aktivitas basis data. Mereka harus memiliki keahlian manajerial maupun keahlian teknis yang tinggi, mereka juga harus memahami operasi bisnis perusahaan, karena keputusan-keputusan dalam bidang operasional sebagian besar akan didorong oleh isi basis data.

2)        Programer Basis Data

Programmer basis data menunjukan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Mereka sering kali memiliki lebih banyak pengalaman dan pelatihan daripada programmer-programer lain yang dimiliki oleh perusahaan. Salah satu alasannya adalah basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan.

3)        Pengguna Akhir

Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis data. Mereka membuat laporan dan formulir, memberikan query kepada basis data dan menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.

g.         Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data Dalam Perspektif

          System manajemen basis data memungkinkan kita membuat sebuah basis data, memelihara isinya dan menyebarkan data kepada khalayak pengguna yang luas tanpa harus mempergunakan pemrogram computer yang berbiaya mahal. Kemudahan penggunaannya memungkinkan para manajer dan staf professional mengakses isi basis data dengan pelatihan yang sederhana.

1)        Keuntungan DBMS

·           Mengurangi pengulangan data. Jumlah data akan dikurangi, dibandingkan dengan field-field computer disimpan secara terpisah untuk setiap aplikasi computer

·           Mencapai independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam basis data itu sendiri daripada disetiap program aplikasi.

·           Mengambil data dan informasi dengan cepat. Relasi logis dan Bahasa query tersruktur memungkinkan pengguna menarik data dalam hitungan detik atau menit dibandingkan dengan berjam-jam atau berhari-hari jika mengambil data dengan menggunakan Bahasa pemrograman tradisional seperti COBOL atau Java.

·           Keamanan yang lebih baik. Baik DBMS mainframe maupun computer mikro dapat memiliki tingkat pengamanan keamanan yang berlapis seperti kata sandi, direktori pengguna dan enkripsi.

2)        Kerugian DBMS

·           Membeli peranti lunak yang mahal. DBMS untuk mainframe mahal harganya, DBMS berbasis computer mikro, meskipun harganya hanya beberapa ratus dolar dapat menjadi pengeluaran yang sangat besar bagi sebuah organisasi kecil.

·           Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar. Kemudahan dengan mana DBMS dapat menarik informasi mendorong lebih banyak pengguna memanfaatkan basis data.

·           Memperkerjakan dan memelihara staf DBA. DBMS menuntut pengetahuan khusu agar dapat memanfaatkan secara penuh kemampuannya.

3.      Kesimpulan

Kekuatan komputer saat ini semakin meningkat yang mengakibatkan biaya sumber daya komputasi mengalami penurunan. Pada ssat yang sama, organisasi bisnis mengumpulkan data dalam jumlah yang besar dan menyimpannya ke dalam basis data. Penyimpanan ini berupa peranti lunak yang sangat penting dalam pengorganisasian data ke dalam suatu struktur yang dapat memfasilitasi penarikan dengan cepat.

Basis data relasional menjadi struktur basis data yang dominan dalam perusahaan, karena mudah dipahami dan struktur ini mudah untuk diubah karena menggunakan hubungan implisit. Sistem manajemen basis data relasional relatif mudah digunakan dan dipahami oleh para manajer. Untuk memahami struktur basis data dimulai dengan memahami peranan yang dimainkan oleh data dalam pengambilan keputusan.

Data pada umumnya didapatkan kembali melalui laporan dan formulir. Akan tetapi, dengan para manajer membutuhkan akses langsung yang lebih cepat atas data, mereka lalu menulis query basis data mereka sendiri. Semua manajer perlu memahami struktur-struktur basis data dasar dan bagaimana cara memperoleh kembali data dari basis data.

4.      Rekomendasi manajerial

a)         Perusahaan sebaiknya perlu menerapkan basis data yang dapat menyimpan data dalam jumlah yang besar.

b)        Perusahaan sebaiknya menerapkan struktur basis data yang sesuai dengan kriteria perusahaan.

c)         Perusahaan perlu menerapkan pendekatan pemodelan perusahaan untuk dapat mengambil suatu keputusan.

d)        Perusahaan perlu menyiapkan alat-alat yang canggih untuk manajernya agar mudah dalam mengakses data.

e)         Perusahaan perlu menerapkan peranan administrator basis data dalam melatih pengguna yang akan mengakses data.

Sumber Referensi :

Raymond McLeod, dan Jr. George P. Schell. (2007). Management Information System. 10 Edition. Pearson Education, Inc. New Jersy.

Terjemahan : Ali Akbar Yulianto dan Afia R. Fitriati. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Salemba Empat.