SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

A.    PENDAHULUAN

Sebuah organisasi yang memiliki suatu model sistem perusahaan yang baik akan dapat menganalisis organisasi tersebut dengan pola yang baik. Dari model tersebut haruslah ada suatu unsur-unsur yang ada dan sebagaimana unsur-unsur tersebut dapat berjalan. Untuk dapat memahami langkah dan cara perusahaan dalam berinteraksi dengan lingkungannya dapat dilihat dari model delapan unsure lingkungan dalam sebuah perusahaan. hubungan timbale balik antara model sistem umum dengan model delapan unsur lingkungan akan menjadi dasar suatu konsep yang nantinya akan dapat diterima dengan baik oleh dewasa ini. Model delapan unsur lingkungan ini dapat kita pelajari dalam materi manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management).

Topik keunggulan kompetitif dalam beberapa tahun ini telah menjadi bahan diskusi. Untuk dapat mencapai keunggulan kompetitif ini biasanya dengan melalui pengelolaan sumber daya fisik, namun sumber daya virtual juga ikut serta dalam memainkan peran yang besar. Seorang ilmuan Michael E. Porter menciptakan konsep keunggulan kompetitif dan mengontribusikan pola pikir mengenai rantai nilai (value chain) dan sistem nilai (value system). Dari konsep tersebut para eksekutif perusahaan mendapatkan keunggulan strategis, taktis, dan operasional dengan adanya suatu informasi.

Agar dapat mencapai keunggulan ekonomi, perusahaan multinasional sering-sering mempekerjakan karyawannya ke organisasi yang lain. Terdapat sumber daya informasi dalam perusahaan yaitu piranti keras, piranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data dan informasi. Perusahaan yang sudah go internasional sering menghadapi tantangan-tantangan yang berupa pembatasan politik, kendala budaya & komunikasi, masalah teknologi, dan kurangnya dukungan dari manajer bawah.

Manajer pengetahuan dalam perusahaan memiliki tugas yang berubah-ubah, yang awal mulanya menggunakan format data yang kuno, kini telah mengalami banyak perubahan. Manajemen pengetahuan sangat dibutuhkan untuk dapat mengakses data dan informasi dalam pengambilan keputusan.

Selain itu Chief Information Officer memainkan peranan penting dalam perencanaan strategis. Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi akan dapat diidentifikasi tujuan yang harus dipenuhi oleh sistem informasi perusahaan di masa yang akan datang dan sumber daya informasi yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

B.     PEMBAHASAN

1.         Perusahaan Dan Lingkungannya

Dalam suau perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, sumber daya tersebut diubah menjadi produk dan jasa, kemudian mengembalikan sumber daya yang telah diubah kembali ke lingkungannya.

Terdapat jenis aliran sumber daya melalui model sistem umum perusahaan aliran sumber daya fisik berada dibagian bawah yang meliputi pegawai, bahan baku, mesin dan uang. Aliran sumber daya virtual berada di bagian atas yang meliputi data dan informasi. Lingkungan pada suatu perusahaan berbeda-beda dari suatu perusahaan ke perusahaan lainnya. Akan tetapi, terdapat unsur utama di dalam lingkungan yaitu : pemasok, pelanggan, tenaga kerja, komunitas keuangn, pemegang saham dan pemilik, pesaing, pemerintah, dan komunitas global.

2.         Mengelola Aliran Sumber Daya Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)

Supply chain disebut juga suatu jalur di dalam lingkungan perusahaan dan para pelanggannya untuk dapat ditinjau secara elektronik yang akan membantu pada manajemen rantai pasokan dan sistem perencanaan sumber daya usaha. Sedangkan dalam sistem ERP dapat membantu memfasilitasi informasi rantai pasokan.

3.         Keunggulan Kompetitif

Sistem informasi digunakan untuk memberi keunggulan kompetitif pada perusahaan. Keunggulan kompetitif didukung oleh Michael E. Porter yang mengembangkan konsep seperti rantai nilai dan sistem nilai. Keunggulan kompetitif ada pada tiga tingkatan : strategis, taktis, dan operasional. Pada tingkat keunggulan strategis dengan menggunakan sistem informasi untuk membedakan perusahaan dari para pesaing. Tingkat keunggulan taktis dengan mengimplentasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari pesaingnya. Tingkat keunggulan operasional dengan menggunakan transaksi dan proses sehari-hari. Apabila ketiga tingkatan bekerja dengan baik maka perusahaan dapat mencapai tujuan dan keuntungan yang paling besar.

4.         Tantangan dalam Mengembangkan Sistem Informasi Global

Terdapat kendala pada sistem informasi global yaitu kendala politis, rintangan budaya & komunikasi, masalah teknologi, dan kurangnya dukungan dari anak perusahaan. Untuk mengatasi tantangan tersebut dapat diminimalkan dengan mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang akan dituangkan ke dalam rencana strategis sumber daya informasi.

5.         Manajemen Pengetahuan

Terdapat beberapa sumber daya informasi perusahaan, yaitu piranti keras komputer, piranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, database, dan informasi. Manajer harus mampu mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang diinginkan. Informasi ini nantinya akan diolah dengan memastikan bahwa data mentah yang telah dikumpulkan kemudian diproses menjadi informasi yang bermanfaat.

a)        Dimensi Informasi

Para maanjer perlu mempertimbangkan empat dimensi dasr informasi untuk dapat menambah nilai daari informasi tersebut.

1)        Relevansi. Informasi dikatakan relevan apabila informasi tersebut terdapat hubungan dengan masalah yang kini sedang terjadi. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut sebagai “Informasi”.

2)        Akurasi. Suatu informasi haruslah akurat agar penerima informasi dapat mempercayai informasi tersebut. Untuk mendapatkan informasi yang akurat, perusahaan perlu menambah fitur-fitur yang memberikan keuntungan pada tingkat akurasi sistem, namun hal tersebut dapat menambah biaya perusahaan. Oleh karena itu para penerima informasi harus terpaksa mendapatkan tingkat akurasi yang kurang dari 100 persen. Meskipun tingkat akurasi masih dibawah 100 persen, aplikasi tersebut masih dapat bermanfaat baik bagi perusahaan ekonomi jangka panjang maupun laporan-laporan statistik.

3)        Ketepatan waktu. Dalam keadaan yang sedang mendesak, informasi seharusnya tersedia guna untuk mengambil keputusan maupun untuk memecahkan suatu problem. Apabila suatu informasi datang setelah adanya pengambilan keputusan maka informasi tersebut tidak memiliki nilai. Karena ketepatan waktu informasi ini dapat mempengaruhi pengambilan suatu keputusan.

4)        Kelengkapan. Informasi hendaknya menyajikan suatu gambaran, lengkap atas suatu masalah tertentu maupun solusinya. Namun, jika kelebihan suatu informasi dapat merugikan banyak pihak, baik bagi pemberi dan penerima informasi. Sehingga informasi dapat dikatakan lengkap apabila memiliki jumlah agregasi yang tepat dan mendukung semua area dimana keputusan akan diambil.

b)         Sifat Manajemen Pengetahuan yang Berubah-Ubah

Pada awalnya manajemen pengetahuan berfokus pada sistem pemrosesan transaksi yang dianggap memiliki tingkat rendah karena hal tersebut berhubungan dengan pekerjaan dalam organisasi. Namun, saat ini perusahaan mengakui bahwa sistem informasi dapat megumpulkan pengetahuan yang ada di dalam perusahaan, kemudian pengetahuan tersebut dapat diolah sendiri oleh perusahaan tersebut.

1)        Sistem informasi warisan. Sistem informasi awal serta piranti lunak dan keras yang tidak sesuai atau hanya sesuai secara parsial dengan teknologi informasi terkini disebut sebagai sistem warisan (legacy system). Data-data warisan ini dapat diubah dengan menggunakan teknologi baru. Teks dan angka dapat diubah dalam basis data yang nantinya akan berupa file.

2)        Manajemen gambar. Foto-foto yang berupa digital dan cetakan dapat disimpan sebagai file yang nantinya akan menjadi referensi oleh sistrm informasi perusahaan. Peranan gambar dalam situs Web dapat membantu pengguna dalam menavigasi situs web tersebut.

6.         Perencanaan Strategis Untuk Sumber Daya Informasi

Chief Information Officcer (CIO) memberikan arah trategis bagi sumber daya informasi dan CIO juga yang mngkoordinasikan departemen usaha strategis sistem informasi dengan perencanaan strategis pada area bisnis khusus juga dikembangkan, sumber daya informasi perusahaan harus juga berkoordinasi dengan usaha ini.

C.    KESIMPULAN

Sistem informasi dapat digunakan untuk memberikan keungglan kompetitif pada perusahaan. Sistem informasi dapat mencapai keunggulan kompetitif pada tiga tingkatan strategis, taktis, dan operasional. Manajer pada tingkat perencanaan strategis dapat meraih keunggulan strategis dengan mempergunakan sistem informasi untuk membedakan perusahaannya dari para pesaing. Manajer pada tingkat pengendalian dapat meraih keunggulan taktis dengan mengarahkan perencanaan sistem informasi yang memiliki alat penghubung umum. Manajer pada tingkat pengendalian operasional dapat mencapai keunggulan operasional dengan mengembangkan sistem informasi yang menawarkan produk-produk komplementer ketika pelanggan mengakses pesanan mereka sebagai salah satu cara untuk secara bersamaan meningkatkan penjualan dan mendukung kepuasan pelanggan. Untuk dapat menghadapi tantangan-tantangan global diperlukan perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi global. Selain itu dengan perencanaan strategis bagi sumber daya informasi dapat mengidentifikasi tujuan yang akan dicapai sistem informasi di masa depan dan sumber daya informasi yang akan dibutuhkan.

D.     REKOMENDASI MANAJERIAL

1.         Perusahaan perlu meningkatkan rantai nilai untuk dapat bersaing dalam dunia bisnis, serta dengan melihat tantangan-tantangan dalam dunia global ini.

2.         Perusahaan perlu menerapkan tiga kunggulan kompetitif agar dapat mencapai tujuan dan meraih keuntungan yang paling besar.

3.         Perusahaan perlu mengembangkan sistem informasi global agar dapat menghadapi tantangan yang berat.

Sumber Referensi :

Raymond McLeod, dan Jr. George P. Schell. (2007). Management Information System. 10 Edition. Pearson Education, Inc. New Jersy.

Terjemahan : Ali Akbar Yulianto dan Afia R. Fitriati. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Salemba Empat.